Chaque fois que vous obtenez un nouvel emploi, il peut être facile de se perdre dans la nouvelle paperasse qui vous est lancée. Avec des accords, des fiches d’offre, des déclarations d’entreprise, etc., il peut être facile de se perdre dans la folie. L’un des formulaires les plus importants remplis du côté des employés est le formulaire W-9.
Le formulaire W-9 est un formulaire fiscal officiel de l’IRS que vous remplissez pour vérifier votre nom, votre adresse et les informations de vérification fiscale pour le revenu que vous recevez. Les informations tirées du W-9 sont directement liées à la manière dont vous recevez votre formulaire fiscal 1099, ce qui devient important lorsqu’il s’agit de la saison des déclarations de revenus. Avec cela vient le TIN, ou votre numéro d’identification fiscale.
En tant que professionnel des RH ou nouvel employé, voici quelques bonnes pratiques à suivre :
Remplir entièrement le formulaire
Si ce n’est pas déjà évident, il est essentiel de remplir l’intégralité du formulaire. S’assurer que votre nom, votre adresse et votre numéro de sécurité sociale sont présents et exacts est essentiel pour vous assurer que votre identité est vérifiable. Le formulaire rempli a deux objectifs principaux. L’un d’eux étant de confirmer votre identité, l’autre de s’assurer que les fournisseurs sont tenus responsables. Cela fait en sorte que les vendeurs qui ne déclarent pas de revenus se feront prendre par l’IRS.
Le remplir en temps opportun
L’IRS exige que vous obteniez un formulaire W-9 d’un fournisseur au moment où vous produisez vos déclarations de revenus, mais il est préférable de les obtenir avant de payer le fournisseur. Donc, généralement, cela se fait au tout début d’un processus d’embauche ou de contrat.
C’est l’un des formulaires d’intégration qui se perd souvent dans le mélange. Avec différents systèmes fiscaux dans les entreprises, il peut y avoir quelques petites procédures différentes. Cependant, la plupart du temps, il y a beaucoup de paperasse pour légitimer le processus.
Gardez une trace de tous les différents formulaires
Souvent, si vous êtes un travailleur contractuel ou si vous êtes de l’autre côté et que vous embauchez beaucoup de travailleurs contractuels, vous devez prendre note du nombre de formulaires différents qui sont traités. Qu’il s’agisse d’un W-9 ou d’un 1099, ils sont essentiels à des fins fiscales.
Si vous êtes un travailleur contractuel et que vous avez occupé de nombreux emplois contractuels différents, vous devez conserver vos formulaires au même endroit. Le fait de les suivre tout au long de l’année permet de les retrouver plus facilement au moment de produire votre déclaration de revenus. D’un autre côté, les employeurs ou les professionnels des RH devraient garder leurs formulaires 1099 prêts pour janvier.
En conclusion
Sous les formulaires W-9, les entreprises ne retiendront aucune taxe pour vous. Vous êtes celui qui doit être responsable lorsqu’il s’agit de s’assurer que le bon montant d’impôts est payé. Alors, préparez et organisez vos formulaires W-9 à l’avance, et évitez les tracas plus tard !
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