Comment priorisez-vous votre travail ? (Question d’entrevue)

La plupart des emplois vous obligent à gérer plusieurs tâches et vous allez faire face à des priorités concurrentes.

Les employeurs posent donc des questions d’entretien telles que « Comment hiérarchisez-vous votre travail? » » ou « Parlez-moi d’un moment où vous aviez des priorités conflictuelles au travail.

Et si vous ne pouvez pas montrer à l’employeur que vous disposez d’un système éprouvé de gestion du temps et de gestion des tâches, il va s’inquiéter.

(Ce qui pourrait vous coûter l’offre d’emploi.)

À venir, je vais vous montrer comment répondre aux questions d’entrevue sur les priorités conflictuelles afin que vous puissiez impressionner l’intervieweur et décrocher le poste.

Que signifie « priorités conflictuelles » ?

Les priorités conflictuelles sont des objectifs en concurrence pour votre temps et votre attention qui ne peuvent pas tous être réalisés en même temps. Face à des priorités conflictuelles, vous êtes obligé de gérer votre temps et de classer ces tâches par ordre d’importance, en traitant certaines avant les autres.

Les employeurs poseront souvent une question d’entrevue sur les priorités concurrentes pour s’assurer que vous serez en mesure de gérer les tâches les plus importantes qu’ils vous assignent et de terminer les projets dans les délais.

Pour gérer correctement les priorités conflictuelles, vous aurez besoin de compétences en gestion du temps, de compétences en communication (si vous travaillez en équipe), de la capacité de rester calme tout en travaillant sous stress et de la capacité de résolution de problèmes.

Exemples de priorités conflictuelles au travail

• Votre supérieur direct vous a dit que la tâche A devait être effectuée immédiatement, mais un chef de service, qui travaille au-dessus de votre patron, vous a pris à part et vous a demandé si vous pouviez l’aider avec la tâche B.
• On vous a confié deux projets urgents et on vous a dit que les deux étaient une priorité absolue, mais que vous n’aviez le temps d’en gérer qu’un avant la fin de la journée.
• Un membre de l’équipe a démissionné, vous avez reçu sa charge de travail en plus de la vôtre à la dernière minute et vous ne pourrez pas terminer votre projet le plus critique tout en gérant sa charge de travail.
• Votre responsable vous a assigné une tâche urgente, mais avant que vous n’ayez terminé, il vous a demandé de prendre en charge un projet différent qui est critique et nécessite plus d’attention.

Questions d’entrevue courantes concernant la priorisation

Les questions d’entrevue les plus courantes concernant la priorisation de votre travail sont les suivantes :

1. Comment priorisez-vous votre travail ?
2. Comment gérez-vous votre temps et priorisez-vous les tâches ?
3. Comment gérez-vous plusieurs tâches et priorités ?
4. Parlez-moi d’une fois où vous avez dû gérer des priorités conflictuelles au travail

Avec les questions d’entretien 1, 2 et 3, vous pouvez répondre de la même manière, car elles se concentrent sur votre approche générale de la hiérarchisation des tâches tout au long de votre journée.

La question 4 est une question d’entrevue comportementale. Pour répondre à cette question, vous devrez décrire un moment précis où vous avez eu des priorités conflictuelles.

Mais l’idée générale de ce qu’il faut dire à un employeur est la même pour les quatre questions :

La meilleure façon de répondre à toute question sur la façon dont vous gérez des priorités conflictuelles ou de nombreuses tâches/échéances est de montrer que vous restez calme et logique, et surtout — avoir un système.

Si vous pouvez montrer aux employeurs que vous avez fait face à des priorités concurrentes dans le passé et que vous avez une méthode pour les gérer, en donnant un exemple ou en décrivant votre système, vous satisferez l’intervieweur.

Ci-dessous, je vais partager des exemples de la façon dont vous répondriez aux questions d’entrevue sur la priorisation de votre travail.

Comment priorisez-vous votre travail ? Exemples de réponses d’entrevue

Exemple de réponse 1 :

J’aime prioriser mon travail en gardant une feuille de calcul Excel de mes projets et de leurs délais afin de pouvoir tout voir en un coup d’œil. Ensuite, je trie et ajuste la feuille de calcul pour hiérarchiser mon travail en fonction de l’importance d’un projet, de sa durée, de son urgence et si j’aurai besoin de la contribution d’autres membres de l’équipe pour terminer le travail. Je relis cette feuille chaque matin. Dans mon rôle actuel, j’ai généralement six à huit projets. J’ai constaté qu’en communiquant clairement avec mon équipe et mon responsable à plusieurs moments de chaque projet, puis en suivant tout dans Excel, je suis capable de gérer toutes mes tâches et de respecter chaque échéance, même si nous rencontrons des difficultés ou des retards inattendus. . J’ai découvert que la communication est également essentielle dans tout cela.

Exemple de réponse 2 :

Travailler dans le service à la clientèle de détail, il n’est pas toujours possible de gérer tout ce qui est urgent à la fois, il est donc important de savoir quelle est la plus grande priorité. Par exemple, si un client laisse tomber et casse un bocal en verre dans l’allée, il est urgent de le nettoyer car c’est un danger pour la sécurité. J’ai pris sur moi d’étudier et d’apprendre ce qui est le plus urgent dans le travail et si je ne suis pas sûr, j’utilise mon meilleur jugement et je demande ensuite à mon responsable si j’ai agi correctement. Grâce à cela, j’apprends et m’améliore constamment, et cela m’aide à connaître la bonne priorité à suivre la prochaine fois que je serai confronté à une situation similaire.

Exemple de réponse 3 :

Chaque semaine, j’examine ma charge de travail et mes projets et je fixe un horaire quotidien pour m’aider à établir des priorités. Habituellement, j’estime la durée d’un projet et je lui attribue un classement en fonction de son urgence. Avoir une priorité claire chaque jour me permet de mieux gérer ma charge de travail et de jongler avec plusieurs tâches sans manquer d’échéances. Si nécessaire, je peux prioriser en une journée, pour m’assurer que je m’attaque aux tâches les plus importantes dès le matin.

Exemple de réponse 4 :

J’ai dû jongler avec plusieurs échéances et projets dans mes deux emplois les plus récents, j’ai donc développé un système qui fonctionne bien pour moi. J’utilise un calendrier et un système d’alerte pour suivre ma liste de priorités afin de voir ce qui est le plus urgent et le plus urgent parmi mes tâches. Je décompose également chaque projet en étapes pour voir quelles parties du travail sont les plus urgentes ou nécessitent le plus de temps. De cette façon, je peux définir une priorité chaque jour pour des travaux ou des projets plus importants, ce qui me permet de respecter les délais même sur des tâches longues et complexes. Certains des projets que j’ai gérés dans mon rôle actuel ont duré plusieurs mois et ont impliqué 10 à 20 membres de l’équipe, par exemple.

Racontez-moi un moment où vous avez dû gérer des priorités conflictuelles : exemples

Exemple de réponse 1 :

Au cours de ma dernière année d’université, trois professeurs m’ont assigné de grands projets de plusieurs semaines qui devaient tous être dus la même semaine. Je savais que ce serait une charge de travail paralysante si je la gardais pour la dernière minute ou si je ne priorisais pas et ne planifiais pas à l’avance, alors je me suis assis, j’ai divisé chaque projet en tâches plus petites et j’ai estimé combien de temps prendrait chaque tâche plus petite. Cela m’a montré les tâches à accomplir le plus tôt, et j’ai pu utiliser ce système pour que tout soit rendu à temps. Cela a fonctionné et j’ai terminé ma dernière année avec un GPA de 3,8.

Exemple de réponse 2 :

En tant que développeur de logiciels, je travaille généralement sur deux ou trois projets à la fois, avec une importance et une urgence variables. Chacun a également un chef de projet différent, donc on me confie souvent des tâches conflictuelles qui sont urgentes et importantes. Par exemple, mon manager m’a récemment dit d’arrêter ce que je faisais et d’aider sur une tâche urgente pour le reste de ma journée de travail. Il ne savait pas que j’avais déjà été mis de côté pour travailler sur un autre projet urgent, cependant, par un chef de projet dans un autre groupe. J’ai donc simplement dit : « Je suis ravi de le faire, mais savez-vous que j’ai été amené à travailler sur par  ? » Il s’avère que mon patron ne s’en est pas rendu compte, c’est donc un exemple où une communication claire et ma capacité à rester calme sous la pression m’ont permis de déterminer la bonne priorité et de terminer les tâches les plus urgentes en premier.

Adaptez votre réponse à l’entreprise lorsque cela est possible

Les employeurs posent des questions sur la priorisation parce qu’ils veulent voir si vous seriez capable de hiérarchiser efficacement dans leur position.

Dans la plupart des cas, vous aurez une variété d’exemples que vous pourrez partager pour les moments où vous avez dû gérer des priorités concurrentes.

Mais vous impressionnerez davantage l’intervieweur si vous pouvez vous concentrer sur des exemples et des réponses similaires au travail que vous feriez dans le cadre de l’emploi dont vous parlez.

Par exemple, imaginez que votre dernier emploi était un mélange de compétences analytiques et de travail sur tableur, mais aussi d’interaction interpersonnelle et de travail d’équipe.

Si ce prochain emploi auquel vous avez postulé est presque entièrement axé sur le travail d’équipe et vous fera interagir avec des clients/clients, vous voudrez partager des exemples de la façon dont vous avez géré des priorités conflictuelles lorsque vous travaillez avec des clients/clients.

Montrer que vous avez été en mesure de hiérarchiser les tâches dans des situations similaires à l’emploi dont vous parlez montrera à l’intervieweur que vous êtes un bon candidat pour son entreprise.

Cependant, si vous postulez maintenant à des postes impliquant davantage de travail analytique et de travail en solo dans des feuilles de calcul et d’autres outils, vous voudrez plutôt discuter de la façon dont vous gérez efficacement le travail individuel.

Consultez donc les descriptions de poste pour les postes que vous ciblez et notez les tâches importantes qu’elles mentionnent.

Ensuite, repensez à votre travail passé et créez quelques exemples qui impliquent des tâches et des défis similaires où vous avez utilisé l’organisation et la gestion du temps pour garder une longueur d’avance et établir des priorités.

Cela vous donnera de meilleurs résultats dans votre recherche d’emploi.

Si vous êtes capable de parler d’une fois où vous êtes allé au-delà de ce qu’on attend de vous, c’est aussi très bien car c’est une compétence non technique qui se transfère dans n’importe quel nouvel emploi.

Erreurs à éviter

Il y a quelques erreurs que vous devriez éviter lorsque vous dites à l’intervieweur comment vous priorisez le travail.

Tout d’abord, je vous recommande d’éviter de dire quoi que ce soit qui donne l’impression que vous avez du mal à gérer votre temps ou vos tâches.

Votre réponse doit donc mettre en évidence des situations où quelqu’un aurait été dépassé ou aurait dû jongler avec plusieurs tâches.

Mais si vous parlez comme quelqu’un qui prend toujours du retard ou qui se sent dépassé au travail, cela pourrait vous coûter des offres d’emploi.

Encore une erreur : Je recommande de laisser des histoires personnelles hors de votre réponse.

Il est tentant de parler d’équilibre travail-vie personnelle et de la façon dont vous priorisez votre travail tout en jonglant avec l’éducation des enfants ou un certain nombre d’autres obligations personnelles et familiales.

Cependant, votre réponse sera beaucoup plus simple et moins préoccupante pour un employeur potentiel si vous vous concentrez sur la façon dont vous abordez chaque tâche au travail.

Parlez de la façon dont vous priorisez votre travail par rapport aux autres tâches qui vous ont été assignées afin de respecter les délais.

Bien que cette méthode de réponse soit un peu sèche / ennuyeuse, elle évitera de dire quoi que ce soit qui soit un signal d’alarme potentiel pour un employeur, et c’est ce que vous devez faire lorsqu’on vous pose cette question.

Ce n’est pas une question où vous devez impressionner l’intervieweur. Au lieu de cela, vous cherchez à les rassurer sur le fait que vous disposez d’une méthode de hiérarchisation et que vous pouvez gérer toutes les tâches qu’ils vous confient.

Conclusion

Pour tout type de travail, les employeurs veulent savoir que vous pouvez hiérarchiser le travail en fonction de ce qui est urgent et créer un flux de travail pour rester concentré sur ce qui est nécessaire.

Ils aiment également entendre que vous communiquez avec votre équipe et votre direction dans le cadre de la priorisation si nécessaire.

Si vous donnez une réponse d’entrevue qui ressemble aux exemples de réponses ci-dessus, vous montrerez aux employeurs que vous êtes capable d’être productif dans leur environnement et de reconnaître ce qui est urgent et important.

Pour conclure, créez quelques réponses basées sur vos propres expériences professionnelles, en particulier celles qui correspondent aux emplois pour lesquels vous passez un entretien.

En vous entraînant à l’avance, vous vous sentirez plus confiant et serez prêt à répondre aux questions d’entretien sur la façon dont vous priorisez le travail.

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