- Trouver les bons formulaires fiscaux et commerciaux pour démarrer votre entreprise peut être aussi simple qu’une recherche sur Google, mais une certaine préparation peut vous faire gagner du temps.
- Si vous ne produisez pas correctement les impôts de votre entreprise, vous risquez d’encourir des amendes massives ou de perdre entièrement l’entreprise.
- Demandez l’aide d’un professionnel de l’impôt pour vous assurer de produire les bons formulaires fiscaux et les bons paiements.
Lorsque vous démarrez une entreprise, il y a une chose que vous devez maîtriser une fois que l’argent commence à rentrer : les impôts. Faire des affaires aux États-Unis sans gérer correctement vos paiements d’impôts aux gouvernements local, étatique et fédéral pourrait entraîner des amendes massives, des privilèges bancaires persistants ou même l’intervention du gouvernement pour vous fermer.
Que vous démarriez une nouvelle entreprise au début de la nouvelle année ou que vous attendiez avec impatience votre premier paiement d’impôt trimestriel, ce moment est crucial pour un propriétaire de petite entreprise. Selon la façon dont votre entreprise est organisée, vous pouvez avoir des exigences fiscales différentes de celles d’autres sociétés. Que vous soyez une LLC, une société de personnes ou une société S, vous paierez toujours des impôts au fur et à mesure, en déclarant les revenus au fur et à mesure que vous les gagnez tout au long de l’année d’imposition.
Bien qu’il existe d’innombrables experts et professionnels pour vous aider à naviguer dans les mois naissants de votre entreprise, nous avons recueilli quelques conseils et formulaires fédéraux que vous pouvez remplir dès maintenant pour vous assurer que votre premier ou votre prochain paiement d’impôt trimestriel se déroule sans heurts.
1. Structurez votre entreprise.
Peut-être avez-vous déjà fait cette étape, mais pour ceux qui ne l’ont pas encore fait, établir la structure de votre entreprise est tout aussi important que de trouver un emplacement et un nom pour votre entreprise. Il existe de nombreuses structures d’entreprise parmi lesquelles choisir, mais la plupart des petites entreprises s’établissent comme une société à responsabilité limitée (LLC), une entreprise individuelle ou un partenariat quelconque.
Il existe de nombreux avantages fiscaux, financiers et juridiques pour chaque type d’entité commerciale, il est donc important de trouver la bonne configuration pour votre entreprise. Vous devrez déposer dans l’état où votre entreprise opérera. La Small Business Association (SBA) fédérale peut vous aider à déterminer où et comment vous pouvez le faire dans votre état.
En tant que société de personnes, vous devrez probablement remplir le formulaire 1065 auprès de l’IRS, tandis que les sociétés déposent le formulaire 1120. Si vous souhaitez déposer en tant que S-corp, vous devrez déposer le formulaire 2553, puis déposer annuellement un 1120S. Les entreprises individuelles et les travailleurs indépendants doivent déposer une annexe C 1040 ou 1040 C-EZ, bien que cette dernière exige que vous réalisiez un bénéfice, que vous ayez des dépenses ne dépassant pas 5 000 $, que vous n’ayez pas d’employés ou d’inventaire et que vous ne déduisiez ni ne réclamiez l’amortissement de votre maison.
Rappelez-vous également que chaque type d’entité dépose ses impôts auprès de l’IRS à des moments différents, les sociétés de personnes et les sociétés déposant généralement le 15 mars et les entreprises individuelles et les sociétés à responsabilité limitée à un seul membre le 15 avril.
2. Obtenez un numéro d’identification fiscale d’État et fédéral.
Bien que le gouvernement fédéral ne s’implique pas dans la structure de votre entreprise, il se joindra à votre État pour exiger un numéro d’identification fiscale de votre part. Les entreprises sont tenues d’avoir ces numéros, également appelés numéros d’identification d’employeur (EIN), pour payer des impôts.
Pour obtenir un EIN pour votre entreprise, vous devez en faire la demande auprès du département des impôts de votre État. Pendant que vous y êtes, vous pouvez également soumettre votre SS-4 pour couvrir votre exigence fédérale.
3. Couvrez tous vos employés.
Si vous avez suffisamment d’entreprises pour que vous ayez besoin d’employés pour vous aider à les gérer, vous devrez remplir un certain nombre de formulaires fiscaux différents en fonction de leur statut d’emploi.
Quel que soit le nombre de personnes que vous embauchez au départ, Anthony Mezzasalma, CPA chez Mezzasalma Advisors, a déclaré que vous devriez immédiatement envisager de vous engager avec un fournisseur de paie. Ces entreprises vous aident à gérer des choses comme les déclarations de revenus trimestrielles, les formulaires W-2 et d’autres aspects importants de la gestion d’un personnel. L’automatisation d’une partie du processus, a déclaré Mezzasalma, permet de s’assurer que vous ne tomberez pas sous le coup de la loi sur les charges sociales.
Si vous n’embauchez qu’un petit personnel et que vous avez confiance en vos capacités, n’oubliez pas de remplir W-2 : formulaires de déclaration de salaire et d’impôt pour chaque employé qui reçoit un salaire, un salaire ou une autre forme de rémunération. Ce formulaire indique les salaires ou traitements que votre entreprise verse aux employés pour l’année civile ainsi que les impôts retenus sur eux. Il déclare également les taxes FICA à la Social Security Administration. Bien que vous puissiez les déposer auprès de l’IRS, vous pouvez également les soumettre via le site Web de l’administration fédérale de la sécurité sociale. Ce formulaire doit être déposé avant le 31 janvier.
Chaque employé devra également remplir le formulaire W-4 : Certificat de retenue à la source de l’employé pour noter les déductions qu’il souhaite retirer et le montant d’impôt qu’il souhaite retenir sur son salaire. Idéalement, il s’agit du montant exact dû sur le formulaire 1040 d’un employé à la fin de l’année, bien que les montants ne correspondent souvent pas.
4. Faites attention aux exigences fiscales de vos entrepreneurs.
Si vous avez l’intention d’embaucher des entrepreneurs ou des fournisseurs indépendants, vous devrez remplir le formulaire 1099-MISC. Requis pour toute personne que vous payez au moins 600 $ par an, ce formulaire peut également être utilisé pour signaler toute « vente directe d’au moins 5 000 $ de produits de consommation à un acheteur pour revente ailleurs qu’un établissement de vente au détail permanent », selon l’IRS. Une fois déposé avant la date limite du 15 mars, le 1099 est envoyé en trois exemplaires, l’entreprise, le particulier et l’IRS en recevant chacun un.
Vous aurez besoin de toutes les personnes couvertes par un 1099 pour déposer également le formulaire W-9 : Demande de numéro d’identification fiscale et de certification. Mezzasalma prévient que le W-9, dû le 31 janvier, est extrêmement important pour garantir que votre entreprise se conforme à la législation fiscale fédérale.
« Je suggère [new business owners] ne payez aucun fournisseur tant qu’il n’est pas en possession du formulaire W-9, car ceux-ci sont beaucoup plus difficiles à obtenir après coup », a-t-il déclaré. « Cette étape est importante car il y a des pénalités pour ne pas émettre de formulaires 1099 lorsque vous êtes censé le faire. »
5. Tenez compte de l’assurance maladie.
En plus des salaires de vos employés ou de votre impôt sur le revenu en tant que propriétaire d’entreprise, vous aurez d’autres formulaires si vous fournissez une assurance maladie ou des régimes de retraite.
Suite à l’adoption de la loi sur les soins abordables, les entreprises doivent connaître le formulaire 1095-B ou 1095-C, selon le nombre d’employés qu’elles ont. Ces formulaires sont nécessaires si votre entreprise propose une assurance maladie comme avantage pour les employés. Le défaut de déposer ces formulaires entraînera des sanctions de la part du gouvernement.
Autres éléments fiscaux des petites entreprises à noter
Le code fiscal américain est un labyrinthe qui nécessite des années d’études pour être compris. Tout faux pas fiscal professionnel peut entraîner des problèmes financiers majeurs et même affecter votre vie personnelle. Vous pouvez prendre des mesures supplémentaires pour éviter ces problèmes.
Il est important d’ouvrir un compte bancaire professionnel et de conserver vos livres et registres commerciaux séparés de vos finances personnelles. Ce dernier point est important, a déclaré Mezzasalma, car l’IRS exige des dossiers distincts pour les entreprises. C’est aussi une bonne pratique parce qu’elle « aide à s’assurer qu’il n’y a pas de relevés de revenus et de dépenses manqués ».
Il est impératif de respecter les échéances fiscales de votre entreprise, d’autant plus que l’IRS en a relevé certaines pour lutter contre le vol d’identité.
« L’IRS faisait pleuvoir, pour ainsi dire, en déboursant rapidement les déclarations de revenus sans vérifier les informations », a déclaré Mezzasalma, ce qui a conduit les escrocs à produire de fausses déclarations de revenus au nom d’autres personnes. « Maintenant, l’IRS veut les informations plus tôt afin de pouvoir parcourir toutes les informations et les vérifier avant de payer les retours. »
La meilleure façon d’éviter de manquer des formulaires fiscaux ou des délais est de laisser les exigences fiscales aux professionnels. Si vous embauchez un comptable, il peut s’assurer que vous ne manquez jamais une échéance et que vous restez toujours en conformité avec les lois fédérales et étatiques.
Si vous êtes déterminé à faire vos propres impôts professionnels, Mezzasalma vous invite à envisager l’achat d’un logiciel de comptabilité pour garder vos dossiers en ordre.
« Pouvoir saisir, organiser et présenter vos revenus et vos dépenses facilitera la préparation de l’impôt sur le revenu », a-t-il déclaré. « Une boîte de reçus ne fera pas l’affaire !
J’ai écrit plus de 500 articles pour Ugef.fr axés sur les outils et les services dont les petites entreprises et les entrepreneurs ont besoin pour réussir. Je donne également mon avis sur les boutiques en lignes afin de vous aider à mieux acheter sur internet !