Les fondamentaux de la gestion des contrats

• La gestion des contrats, c’est quand quelqu’un assume la responsabilité de la gestion des contrats pour les employés ou les fournisseurs ou d’autres parties.
• Les gestionnaires de contrats ont besoin de connaissances juridiques pour mener avec précision le processus de gestion des contrats.
• Toutes les entreprises n’ont pas défini de gestionnaires de contrats, mais les grandes entreprises de défense ou les entreprises qui travaillent fréquemment avec le gouvernement ont tendance à utiliser des gestionnaires de contrats.

La gestion des contrats est une forme de gestion méconnue. Les gestionnaires interagissent fréquemment avec les employés, et certaines de ces discussions et situations sont naturellement liées à la rémunération. Certaines de ces conversations porteront sur la gestion des contrats. D’autres fois, les entreprises doivent gérer des accords contractuels avec d’autres entreprises. On n’en parle pas beaucoup, mais la gestion des contrats est un sujet commercial important. Si vous n’êtes pas sûr du fonctionnement du processus de gestion des contrats, il est important d’en comprendre les bases.

Qu’est-ce que la gestion des contrats et pourquoi est-ce important ?

La gestion des contrats est le processus de gestion de la création, de l’exécution et de l’analyse des contrats afin de maximiser les performances opérationnelles et financières d’une organisation, tout en réduisant les risques financiers. Les organisations sont confrontées à une pression toujours croissante pour réduire les coûts et améliorer les performances de l’entreprise. La gestion des contrats s’avère être un élément très chronophage de l’entreprise, ce qui facilite le besoin d’un système de gestion des contrats efficace et automatisé.

Les fondamentaux de la gestion des contrats

Lorsque deux entreprises souhaitent faire des affaires l’une avec l’autre, un contrat précise les activités conclues par les deux organisations et les conditions dans lesquelles elles rempliront chacune leurs parties de l’accord. Les contrats affectent la rentabilité des entreprises de manière très importante en raison de l’accent mis sur les revenus et les dépenses.

Lorsqu’un contrat est mal formulé, une organisation peut perdre d’innombrables milliers de dollars pour un simple détail technique qu’elle n’a pas les ressources nécessaires pour identifier. Une gestion efficace des contrats peut finalement créer une relation commerciale puissante et ouvrir la voie à une plus grande rentabilité à long terme, mais uniquement lorsqu’elle est gérée correctement. C’est une bonne idée d’inclure un service juridique ou un avocat dans les discussions sur la gestion des contrats. La formulation précise des contrats est cruciale pour la gestion des contrats.

La gestion des contrats s’applique également à la gestion de différents contrats avec des indépendants ou des employés. Ceux-ci nécessitent parfois une gestion et des modifications qui aident les deux parties.

Généralement, la gestion des contrats comporte quelques étapes clés. Il y a les premières étapes ou la phase de pré-attribution. C’est tout le travail qui a lieu avant qu’un contrat soit donné à quelqu’un, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un employé. L’étape intermédiaire est celle où le processus est attribué. Cela comprend tous les documents nécessaires pour rendre l’accord définitif. Troisièmement, il y a l’étape post-attribution. C’est là qu’interviennent une grande partie de la gestion des contrats et de la maintenance.

Ces trois étapes de base sont une façon simple d’envisager la gestion des contrats en trois phases, mais le processus est plus compliqué que cela et peut être visualisé en plusieurs étapes en fonction du niveau de détail que vous adoptez. Nous discuterons d’une vue plus approfondie du processus plus tard.

Éléments d’une gestion de contrat réussie

Il ne suffit pas qu’une organisation ait des professionnels en place pour gérer la gestion des contrats. Les employés doivent être complétés par la présence de processus et de logiciels compagnons pour répondre aux besoins croissants de conformité et d’analyse. Lorsqu’une stratégie de gestion des contrats est mise en œuvre avec succès, les organisations peuvent s’attendre à voir :

• Les avantages commerciaux et les rendements financiers attendus se concrétisent.
• Le fournisseur est coopératif et attentif aux besoins de l’organisation.
• L’organisation ne rencontre pas de litiges contractuels ni de surprises.
• La prestation des services est satisfaisante pour les deux parties.

Activités qui comprennent une bonne gestion des contrats

La base de la gestion des contrats repose sur la mise en œuvre réussie d’activités post-attribution et en amont. Au cours de la phase de pré-attribution, les employés doivent se concentrer sur la raison de l’établissement du contrat et si le fournisseur peut respecter les termes de l’accord.

Une attention supplémentaire est nécessaire pour comprendre comment le contrat fonctionnera une fois attribué. Éviter les mauvaises surprises nécessite une recherche minutieuse et une clarté de l’objectif dans le contrat lui-même.

La gestion des contrats exige un niveau de flexibilité pour les deux parties impliquées et une volonté d’adapter les termes du contrat pour refléter tout changement de circonstances. Les problèmes sont inévitables, ce qui signifie que les organisations doivent être préparées à l’imprévu et être en mesure d’ajuster les conditions contractuelles si nécessaire. [Related Story: Loan Contract Terms to Look For]

Quelles sont les étapes du processus de gestion des contrats ?

Bien qu’il existe de nombreuses composantes de la gestion des contrats, nous pouvons résumer le processus en le divisant en cinq étapes claires : création, collaboration, signature, suivi et renouvellement.

Nous pouvons en outre identifier les étapes individuelles au sein des étapes. Au total, nous pouvons décomposer le processus en neuf étapes, chacune contribuant à l’une des cinq étapes principales. Cela facilite la gestion de la crise de fin de trimestre qui a tendance à se produire lorsqu’il est temps de passer une nouvelle série de contrats. Voici les étapes de chaque étape :

Création

1. Demandes initiales. Le processus de gestion des contrats commence par l’identification des contrats et des documents pertinents pour soutenir l’objectif du contrat.

2. Contrats d’auteur. Rédiger un contrat à la main est une activité qui prend du temps, mais grâce à l’utilisation de systèmes automatisés de gestion des contrats, le processus peut devenir assez rationalisé.

Collaboration

3. Négocier le contrat. Après avoir rédigé le contrat, les employés doivent pouvoir comparer les versions du contrat et noter toute divergence afin de réduire le temps de négociation.

Signature

4. Approbation du contrat. L’obtention de l’approbation de la direction est l’étape où se produisent la plupart des goulots d’étranglement. Les utilisateurs peuvent lutter contre cela de manière préventive en créant des flux de travail d’approbation personnalisés, y compris des approbations parallèles et en série pour faire avancer les décisions à un rythme rapide.

5. Exécution du contrat. L’exécution du contrat permet aux utilisateurs de contrôler et de raccourcir le processus de signature grâce à l’utilisation de la signature électronique et du support de télécopie.

Suivi

6. Gestion des obligations. Cela nécessite beaucoup de gestion de projet pour s’assurer que les livrables sont atteints par les principales parties prenantes et que la valeur du contrat ne se détériore pas tout au long de ses premières phases de croissance.

7. Révisions et modifications. Rassembler tous les documents pertinents à la rédaction initiale du contrat est une tâche difficile. Lorsque des éléments négligés sont découverts, des systèmes doivent être en place pour modifier le contrat initial.

8. Audit et rapports. La gestion des contrats ne signifie pas rédiger un contrat puis le mettre dans le classeur sans autre pensée. Les audits de contrat sont importants pour déterminer la conformité des deux organisations avec les termes de l’accord et tout problème éventuel qui pourrait survenir.

Renouvellement

9. Renouvellement. Les méthodes de gestion manuelle des contrats peuvent souvent entraîner des opportunités de renouvellement manquées et une perte de revenus commerciaux. L’automatisation du processus permet à une organisation d’identifier les opportunités de renouvellement et de créer de nouveaux contrats.

Une grande partie de la gestion des contrats se résume à la gestion de ces neuf étapes. La gestion du cycle de vie des contrats est essentielle. Au fur et à mesure que les différents types de contrats traversent leurs différentes étapes, les gestionnaires de contrats doivent surveiller tout changement ou rupture de contrat potentiel. Si un employé ou une entreprise n’est pas satisfait de son contrat, il peut être utile d’apporter des modifications au contrat. Il est important de respecter les obligations contractuelles tout en s’assurant que les deux parties au contrat sont satisfaites.

Il arrive souvent, au cours du processus de gestion des contrats, que la gestion du cycle de vie devienne importante. La performance des fournisseurs et la gestion des risques sont des considérations importantes lors de la gestion des contrats. Par exemple, si un fournisseur ne respecte pas ses obligations contractuelles, vous devrez peut-être revoir le contrat ou appliquer une mesure disciplinaire.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de contrats ?

Alors que la tradition consiste à gérer les contrats manuellement via le stockage de dossiers et de classeurs, la pratique est truffée d’inefficacités qui ne peuvent que nuire à l’efficacité globale d’une organisation.

Le logiciel de gestion des contrats est une approche électronique pour résoudre ces problèmes. Les suites logicielles de gestion des contrats peuvent organiser tous les documents contractuels. Le logiciel peut mettre la signature et le renouvellement sur un calendrier électronique facile à gérer, et il peut vous aider à suivre et à allouer les ressources liées au processus de gestion des contrats.

L’intégration avec un service de gestion de contrat automatisé peut libérer d’innombrables heures de travail et automatiser d’innombrables processus associés à la gestion d’un contrat, créant ainsi plus de valeur pour une entreprise.

« Le logiciel de gestion des contrats stocke des informations clés sur les contrats relatifs aux fournisseurs, les baux commerciaux et les accords de licence », a déclaré Robert Powell, PDG et fondateur du Rob Powell Biz Blog. « L’objectif général du logiciel de gestion des contrats est de rationaliser les tâches administratives en créant un enregistrement centralisé et uniforme pour les processus de chaque contrat. »

L’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats peut faciliter le suivi des contrats complexes sans compter uniquement sur la paperasserie.

« L’aspect le plus important du logiciel de gestion des contrats est qu’il permet aux employés de plusieurs sites d’accéder aux contrats en un seul endroit », a déclaré Powell.

Qui utilise un logiciel de gestion de contrats ?

Ce logiciel sera principalement utilisé dans les départements qui s’occupent directement de la création, du suivi et de la signature des contrats. Ceci est souvent transféré au service des ressources humaines, qui gère la veine de la comptabilité des emplois. Le logiciel peut également impliquer des gestionnaires qui doivent compléter des processus vitaux. Puisqu’il peut s’intégrer aux calendriers et aux logiciels de communication, les RH peuvent utiliser les composants lourds de la suite logicielle, tandis que le reste aide à boucler les gestionnaires et le personnel qui sont nécessaires pour des aspects spécifiques de la signature ou de la négociation.

Comment devenir gestionnaire de contrat

Toutes les universités ne proposent pas un diplôme en gestion des contrats, mais certaines écoles le font. Obtenir cette éducation est une option, mais il existe d’autres diplômes en commerce qui vous positionnent pour réussir dans l’industrie. À partir de là, vous souhaitez ajouter une expérience de gestion des contrats sous une forme ou une autre.

« Avec un baccalauréat et quelques années d’expérience dans le domaine, vous pouvez postuler et passer un test de certification via la NCMA (National Contract Management Association) », a déclaré Jared Weitz, PDG et fondateur de United Capital Source. « En plus de l’éducation et des diplômes, un gestionnaire de contrat doit avoir de solides compétences en communication et en rédaction et un sens aigu de l’organisation et de la gestion des délais. »

Un diplôme en droit peut également être bénéfique pour ce cheminement de carrière. La connaissance juridique est essentielle dans la gestion des contrats. La gestion et la négociation des contrats reposent toutes deux sur des connaissances et une expertise juridiques.

Si vous souhaitez devenir gestionnaire de contrat à temps plein, c’est une bonne idée de vous connecter avec d’autres gestionnaires de contrat pour savoir comment ils sont entrés dans leur rôle actuel. Il n’y a pas de méthode unique pour devenir gestionnaire de contrat, mais l’expérience en affaires est importante pour devenir gestionnaire de contrat.

Combien d’argent gagne un gestionnaire de contrat ?

Naturellement, le salaire d’un gestionnaire de contrat varie selon les qualifications et le lieu. Selon PayScale, le salaire annuel moyen d’un gestionnaire de contrat est de 80 151 $. Le site répertorie Northrop Grumman Corporation, Accenture et Raytheon Company parmi les sociétés les plus lucratives pour les gestionnaires de contrats.

Les gestionnaires de contrat peuvent également évoluer vers un gestionnaire de contrat senior, un directeur de contrat ou un administrateur de contrat. L’analyste de contrat est un autre cheminement de carrière courant dans le domaine de la gestion des contrats.

La ligne du bas

Les gestionnaires de contrats aident à gérer les aspects juridiques et financiers des contrats avec les entreprises ou les employés. Pour les entreprises qui concluent fréquemment des accords contractuels, embaucher un gestionnaire de contrat peut être une bonne idée.

Ryan Goodrich a contribué à la rédaction et au reportage de cet article. Des entrevues avec des sources ont été menées pour une version précédente de cet article.